God brannverndokumentasjon skal gjøre det mulig å forstå hvordan sikkerheten blir fulgt opp. Den trenger ikke være unødvendig tung, men den må være oppdatert, relevant og enkel å bruke. En perm som ingen åpner, gir liten sikkerhet.
Start med ansvar og risiko
Dokumentasjonen bør vise hvem som har ansvar, hvilke farer som er vurdert, og hvordan eier og bruker samarbeider. Det bør være lett å se hvem som følger opp tekniske anlegg, slokkeutstyr, rømningsveier, opplæring og avvik.
Samle kontroller og vedlikehold
Rapporter fra leverandører, kontrollmerking, servicehistorikk og frister bør være tilgjengelige. For slokkeutstyr kan virksomheten bruke en samlet oversikt og koble den til rutinen for kontroll av brannslukningsapparat.
Dokumentasjonen skal speile det som faktisk skjer
Rutiner, kontroller og øvelser må stemme med bygget og virksomheten. Når forhold endres, må dokumentasjonen endres samtidig.
Dette bør virksomheten følge opp
- Ansvar og kontaktpersoner er oppdatert.
- Risikovurderinger samsvarer med dagens bruk.
- Kontrollrapporter og frister er samlet.
- Opplæring og øvelser er dokumentert.
- Avvik har ansvarlig, frist og lukking.
Øvelser og opplæring må kunne spores
Noter hvem som har fått opplæring, når den ble gjennomført og hva den omfattet. Brannøvelser bør dokumenteres med scenario, deltakelse, observasjoner og tiltak. Se også krav og praksis for brannøvelser.
Avvik skal føre til handling
Et godt avvikssystem viser hva som er feil, risikoen, hvem som har ansvar og når forholdet skal være rettet. Når avvik lukkes, bør virksomheten kunne vise hva som ble gjort. Rollen er ofte koordinert av den som har ansvar for brannvernarbeidet.
Kilder og videre lesning
Forskrift om brannforebygging stiller krav til systematisk sikkerhetsarbeid og dokumentasjon tilpasset byggverkets og virksomhetens risiko. Les kilden.
Trenger ansatte eller ansvarlige mer kunnskap? Se Agder Brannservice sine nettkurs i brannvern.